1. בתפריט הראשי לחץ על ניהול עסק ולאחר מכן על הוסף עסק חדש.

2. בתהליך הוספת עסק חדש יש למלא 4 שדות חובה:

שם העסק: יש למלא את שם העסק כפי שמופיע בספרי הנהח"ש של העסק

מעמד במע"מ: יש לבחור בין עוסק פטור, עוסק מורשה או חברה פרטית.

ע.מ.: בשדה זה ירשם ספר עוסק מורשה/עוסק פטור של העסק.

כתובת העסק: בשדה זה תירשם הכתובת המלאה של העסק.

3. יתר השדות הינם שדות רשות, כאשר יש לבדוק את התאמת ברירות המחדל של השדות הללו לעסק שמוגדר. ממולץ להזין גם את פרטי הרשות משום שפרטים אלו ישמשו לצורך הפקת דו"חות וניהול הקופה:

מספרי טלפון ופקס: כאמור, מדובר בשדות רשות, שיופיעו כחלק מכותרת המסמכים במידה וימולאו.

שיעור ניכוי מס במקור: במידה והעסק מחוייב בניכוי מס במקור, ניתן להזינו בשדה זה.

מקדמות למס הכנסה: הזנת שיעור המקדמות אשר נקבע לעסק מעת לעת, יאפשר הפקת דו"ח מקדמות למס הכנסה.

נתוני בנק: בשדות אילו (בנק, סניף וחשבון) יש למלא את נתוני בנק בהם מתנהל חשבון העסק ואשר נתוניו יופיעו על גבי טופסי ההפקדה שיופקו על-ידי המערכת.

4. כדי לקבוע את הנתונים אשר יופיעו על גבי המסמכים לחץ על הלחצן נתוני חשבוניות.

מספור ראשוני: בשדה זה ירשמו מספרים התחלתיים לחשבוניות, חשבוניות מס קבלה, קבלות, הזמנות וחשבוניות עסקה. במידה והעסק המוגדר אינו עסק חדש והופקו לעסק חשבוניות בעבר (ידניות או באמצעות תוכנה אחרת) יש לשמור על רצף במספור המסמכים. כמו-כן לא ניתן להגדיר מספרים חופפים לחשבוניות המס, חשבוניות מס קבלה ולקבלות, ולכן ברירת המחדל משאירה מרווח בין המספור המסמכים הללו. לאחר הפקת מסמך מסוג מסויים, לא ניתן לשנות את המספור הראשוני.

כמות העתקים: כמות העותקים אשר יודפסו לכל חשבונית או קבלה כולל המקור. ברירת המחדל הינה 2, דהיינו מקור והעתק אחד. בכל שלב ניתן לשנות את כמות ההעתקים באמצעות מסך פרטי עסק .

הגדרת כותרת במסמכים: בכותרת ניתן להגדיר עד 4 שורות, ולהוסיף לוגו. ברירת המחדל הינה כדלקמן: שורה ראשונה-שם העסק; שורה שניה - עוסק מורשה; שורה שלישית - כתובת; שורה רביעית - מספרי טלפון. ניתן לשנות את המלל ואת התצוגה בכל אחת מהשורות. כל אחת מהשורות ניתנת ליישור לשמאל, מרכז או לימין. כמו כן לגבי כל שורה ניתן להגדיר פונט, וצבע. יש להקפיד כי שם העסק, מספר ע.מ./ע.פ. וכן כתובת העסק יופיעו בכותרת המסמכים. בכל שלב ניתן לשנות ולעצב מחדש את כותרת המסמכים באמצעות פרטי עסק. ניתן להוסיף לוגו של העסק באמצעות לחיצה על הלחצן  browse ובחירה של קובץ הלוגו. קובץ הלוגו יכול להיות תמונה מכל פורמט גראפי בגובה של לא יותר מ - 110 pixel. יצויין כי התוכנה אינה מעבדת את התמונה, ואינה מתאימה את מימדיה, לכותרת המסמכים. גם הלוגו ניתן ליישור לשמאל, ימין או מרכז.

תצוגה מקדימה: לאחר הגדרת כותרת המסמכים, לחץ על לחצן תצוגה מקדימה כדי לראות את דף הלוגו על-גביו יודפסו חשבוניות, קבלות ויתר המסמכים אשר יופקו באמצעות התוכנה.

שורה קבועה: ניתן להגדיר שורה קבועה אשר תופיע בתחתית המסמכים. גם שורה זו ניתנת לעיצוב כמו שורות הכותרת..

5. בסיום הגדרת פרטי העסק החדש לחץ על לחצן עדכן.

6. תוכנת פרופיט מאפשרת להגדיר ולנהל נתונים של מספר עסקים במקביל. לפיכך, אם הגדרתם במערכת יותר מעסק אחד, הקפידו לבחור בתפריט הראשי, בשם העסק עבורו הינכם מבצעים את הפעולות.

1. לצורך הפקת חשבוניות, קבלות והזמנות יש להגדיר במערכת את הלקוח אשר לטובתו מופק המסמך. לאחר הקמת הלקוח במערכת, ניתן יהיה להפיק ללקוח מסמכים, להפיק דו"חות לגבי הפעילות מול הלקוח ולעיין בכרטיס הלקוח בכל עת. בתפריט הראשי בחר בניהול לקוחות ולאחר מכן ב הוסף לקוח חדש.

2. בתהליך הוספת לקוח חדש יש למלא 2 שדות חובה:

שם הלקוח: יש למלא את שם החברה/הלקוח אשר יופיע במסמכים אשר יפוקו ללקוח זה.

כתובת: יש למלא את כתובת הלקוח אשר תופיע במסמכים אשר יופקו ללקוח זה.

3. יתר השדות הינם שדות רשות, כאשר יש לבדוק את התאמת ברירות המחדל של השדות הללו ללקוח שמוגדר:

מספר לקוח בהנהלת חשבונות: שדה זה יש למלא בתיאום עם מנהל החשבונות/רואה החשבון של העסק. הואיל והמערכת מאפשרת ביצוע התממשקות לחשבשבת יש להקפיד על התאמה בין מספרי הלקוחות הקיימים בספרי הנהלת החשבונות המתנהלים באמצעות חשבשבת לבין מספרי הלקוחות המוקצים בפרופיט. באופן אוטומטי ניתן לכל לקוח חדש המוקם במערכת מספר רץ עוקב למספר הלקוח האחרון. אולם מספר זה ניתן לשינוי ורצוי להתאימו לספרור המתבצע בחשבשבת לגבי הלקוחות הקיימים.

תחום פעילות; איש קשר; מספרי טלפון; פקס; סלולרי; אימייל: שדות מידע המסייעים בניהול קשרי לקוחות.

תנאי תשלום: יש למלא את תנאי התשלום ללקוח, במידה וקיימים. תנאי התשלום שוטף פלוס יהוו בסיס לחישוב המועד לתשלום בעת הפקת חשבונית. במידה והוגדרו תנאי תשלום ללקוח, יחושב המועד לפרעון חשבונית באופן אוטומטי בעת הפקת החשבונית.

אחוז הנחה קבוע: במידה וניתנת ללקוח הנחה קבועה, יש למלא את שיעור ההנחה, והמערכת תחשב באופן אוטומטי את סכום ההנחה בעת הפקת החשבונית.

5. בסיום הגדרת פרטי הלקוח החדש לחץ על לחצן הוסף.

6. המשך בהוספת לקוחות חדשים למערכת ובסיום לחץ על לחצן סגור .

7. תוכנת פרופיט מאפשרת להגדיר ולנהל נתוני לקוחות ישירות מתהליך הפקת המסמכים.

1. בתפריט הראשי בחר בשם העסק אשר במסגרתו מופק המסמך.

2. בתפריט הראשי בחר בהפקת מסמכים ולאחר מכן ב הפקת חשבונית מס.

3. שם לקוח

בחירת לקוח: יש לבחור את שם החברה/הלקוח אשר אשר לטובתו מופקת חשבונית המס. במידה והלקוח אינו מוגדר במערכת, יש להוסיפו באמצעות לחיצה על לחצן הוסף לקוח.

לכבוד: במידה והחשבונית מופקת לטובת לקוח מסוים אך ממוענת לגורם אחר (לדוגמא הלקוח אינו מבצע את התשלום בגינו מופקת החשבונית), ניתן להגדיר את המשלם בשדה לכבוד. במצב כזה החשבונית תופק לטובת המשלם (המופיע בשדה לכבוד), אולם בדו"חות המערכת תשוייך ללקוח .

כתובת: ברירת המחדל הינה כתובת הלקוח. במדה וברצונך לשלוח את החשבונית לכתובת אחרת, ניתן לשנות שדה זה, והשינוי יחול רק לגבי חשבונית זו.

עסקה: שדה מלל חופשי. במידה והחשבונית מופקת ישירות מתוך הזמנה, יופיע מספר ההזמנה בשדה זה.

4. מילוי פריטים בחשבונית

המעבר בין שדות הפריטים (פריט, יחידות, מחיר) יכול להתבצע באמצעות הלחצן Tab.

פריט: במידה והוגדרו פריטים בעסק, ניתן לבחור פריט ומחירו יופיע בשדה המחיר. כמו-כן ניתן למלא בשדה פריט שם פריט אשר אינו מופיע ברשימת הפריטים של העסק.

יחידות: בבחירת פריט מתוך רשימה ולחיצה על לחצן Tab ייטען המחיר של הפריט וברירת המחדל בשדה היחידות תהיה יחידה אחת. באשר לפריט חדש, שאינו לקוח מרשימה לא קיימת ברירת מחדל לגבי מס' היחידות ויש למלא את מספר היחידות הרצוי

לפני מע"מ: תיבת בחירה זו מסמנת האם המחיר המצויין הינו לפני מע"מ (התיבה מסומנת) או כולל מע"מ (התיבה אינה מסומנת). באם המחיר כולל מע"מ לחץ על תיבת הבחירה לצורך ביטול הסימון.

לחץ על לחצן הוסף על מנת להוסיף את הפריט לרשימת פריטי החשבונית. עם הוספת הפריט יעודכנו באופן אוטומטי רכיבי המע"מ, ההנחה, וסכום החשבונית הכולל.

בכל שלב ניתן לערוך פריטים שכבר הוספו לחשבונית על-ידי בחירת הפריט באמצעות העכבר ולחיצה על הלחצן הימני. עם סיום עריכת הפריט יש ללחוץ על הלחצן עדכן.

באותו אופן ניתן למחוק פריטים שהוספו לחשבונית.

המשך להוסיף את כלל פריטי החשבונית.

5. סכום החשבונית

הנחה: במידה והוגדרה ללקוח הנחה קבועה בכרטיס לקוח אחוז ההנחה ירשם בחשבונית באופן אוטומטי. ניתן לשנות את שיעור ההנחה או את סכום ההנחה באופן ידני.

מע"מ: התוכנה רושמת באופן אוטומטי את אחוז המע"מ המוגדר במערכת כברירת מחדל. מעת לעת משתנה שיעור המע"מ הנהוג בארץ, וניתן לשנות את ברירת המחדל של המערכת במסך שנה אחוז מע"מ. בנוסף, ניתן לשנות את שיעור המע"מ באופן חד-פעמי, בגוף החשבונית (לצורך הפקת חשבוניות בשיעור מע"מ אפס).

סה"כ כולל מע"מ: לאחר הוספת כלל הפריטים, ניתן לשנות את סכום החשבונית הכולל (כך, למשל ניתן לעגל סכומים) וההפרש יחושב על-ידי המערכת כהנחה.

6. פרטים נוספים

טקסט חופשי: מלל חופשי אשר יופיע בתחתית החשבונית. טקסט זה ירשם רק על החשבונית הנוכחית ולא ישפיע על חשבוניות אחרות בשונה מהשורה הקבועה בהגדרת העסק.

לתשלום עד: במידה והוגדרו תנאי תשלום ללקוח בכרטיס הלקוח, יחושב התאריך לתשלום על-ידי המערכת באופן אוטומטי.

תאריך: ברירת המחדל לתאריך החשבונית הינו התאריך בעת הפקת החשבונית. ניתן לשנות את התאריך אולם יש לשמור על התאמה בין מספרי החשבוניות ותאריכי החשבוניות. דהיינו לא ניתן להפיק חשבונית מתאריך הקודם לתאריך החשבונית האחרונה שהופקה במערכת.

מפיק המסמך: שדה זה אינו ניתן לשינוי. המערכת מזהה לפי נתוני הכניסה למערכת את שם המשתמש וממלאת את שדה מפיק המסמך בהתאם.

7. הוספת לקוח חדש

ניתן להגדיר ולנהל נתוני לקוחות ישירות מתהליך הפקת המסמכים. לחץ על לחצן הוסף לקוח, מלא את פרטי הלקוח החדש במסך הוספת לקוח, והמשך בהזנת פרטי החשבונית.

8. הפקת החשבונית

בסיום עדכון פרטי החשבונית לחץ על לחצן הפק. המערכת תפיק את החשבונית ותדפיס את המקור וההעתקים על-פי כמות ההעתקים אשר הוגדרה בפרטי העסק. לאחר הלחיצה על הלחצן הפק, יופיע מסך בחירת מדפסת ובו רשימת המדפסות המוגדרות על המחשב. בחר במדפסת אליה ברצונך לשלוח את ההדפסה. שים לב, לאחר הלחיצה על הלחצן הפק, נשמרים נתוני החשבונית במערכת ולכן במידה של תקלה בהדפסה, לא ניתן להדפיס מקור נוסף מהחשבונית. במצב כאמור, ניתן להדפיס העתק של החשבונית ולחתום "נאמן למקור".

במידה וברצונך לסגור את החשבונית מבלי להפיקה, לחץ על הלחצן ביטול.

לצפייה בדוגמת חשבונית מס קבלה באנגלית לחץ כאן.

1. בתפריט הראשי בחר בשם העסק אשר במסגרתו מופק המסמך.

2. בתפריט הראשי בחר בהפקת מסמכים ולאחר מכן ב הפקת חשבונית/קבלה.

3. הזנת פרטי החשבונית:

פרטי החשבונית יוזנו באופן שבו הוגדרו בפרק הפקת חשבונית מס.

4. הזנת פרטי הקבלה:

לאחר סיום הזנת פרטי החשבונית לחץ על הלחצן המופיע בתחתית החשבונית לצד הכיתוב קבלה. מסך הקבלה יגלל כלפי מעלה וניתן יהיה להזין תשלומים כמפורט בפרק הפקת קבלה.

5. שים לב - בחשבונית מס/קבלה סכום החשבונית והקבלה חייב להיות זהה.

6. הפקת המסמך

בסיום עדכון פרטי החשבונית לחץ על לחצן הפק. המערכת תפיק את החשבונית ותדפיס את המקור וההעתקים על-פי כמות ההעתקים אשר הוגדרה בפרטי העסק. לאחר הלחיצה על הלחצן הפק, יופיע מסך בחירת מדפסת ובו רשימת המדפסות המוגדרות על המחשב. בחר במדפסת אליה ברצונך לשלוח את ההדפסה. שים לב, לאחר הלחיצה על הלחצן הפק, נשמרים נתוני החשבונית במערכת ולכן במידה של תקלה בהדפסה, לא ניתן להדפיס מקור נוסף מהחשבונית.

במידה וברצונך לסגור את החשבונית מבלי להפיקה, לחץ על הלחצן ביטול.

1. בתפריט הראשי בחר בשם העסק אשר במסגרתו הופקה החשבונית.

2. בתפריט הראשי בחר בהפקת מסמכים ולאחר מכן ב התאמת חשבונית.

3. רשימת חשבוניות וקבלות להתאמה

בעת הפקת קבלה ללקוח, בודקת המערכת האם יש ללקוח חשבוניות פתוחות, ומציגה אותן. במידה ובחרת שלא לבצע בשלב זה התאמה בין חשבוניות פתוחות לקבלה המופקת, תשארנה הקבלה והחשבוני/יות פתוחות. כמו-כן, במצב בו מופקת קבלה ולאחריה מופקת/ות חשבונית/יות בגינה, אזי גם מסמכים אלו הינם פתוחים ויש לבצע לגביהם התאמה. במסך זה מוצגות חשבוניות וקבלות פתוחות.

4. ביצוע התאמה בין חשבוניות וקבלות

בתיבת הבחירה שבראש הטופס בחר בלקוח אשר את רשימת מסמכיו הפתוחים ברצונך להציג. בכל פעם, ניתן להתאים חשבונית אחת לקבלה אחת או מספר קבלות או חשבונית אחת או יותר לקבלה אחת. לא ניתן לבצע התאמה של מספר חשבוניות למספר קבלות. סמן V לצד החשבונית ולצד הקבלה המתאימה לה ולחץ על לחצן בצע התאמה. במידה והסכום לתשלום (סכום החשבונית/יות) זהה להסכום ששולם(סכום הקבלה/ות) , ימחקו המסמכים מהרשימה. במידה והסכום לתשלום גבוה מהסכום ששולם, תמחק הקבלה/ות מהרשימה, ולצד החשבונית ירשם הסכום שנפרע. במידה והסכום לתשלום נמוך מהסכום ששולם, תמחק החשבונית/יות מהרשימה והיתרה להתאמה תרשם לצד הקבלה. לאחר ביצוע ההתאמה, ניתן לראות את התאמת החשבוניות לקבלות בכרטיס הלקוח בפרק  דו"ח גיול לקוחות.

5. ביצוע התאמה בין חשבונית וחשבונית זיכוי

בתיבת הבחירה שבראש הטופס בחר בלקוח אשר את רשימת מסמכיו הפתוחים ברצונך להציג. בחר באופציה סגירת חשבונית מול חשבונית זיכוי. סמן V לצד החשבונית ולצד חשבונית הזיכוי ולחץ על לחצן בצע התאמה. ניתן לבחור במספר חשבוניות ובלבד שסכומן הכולל יתאפס. לאחר ביצוע ההתאמה ימחקו החשבוניות מהרשימה.

1. בתפריט הראשי בחר בשם העסק אשר במסגרתו הופקה החשבונית.

2. בתפריט הראשי בחר בהפקת דו"חות ולאחר מכן ב דו"ח גיול לקוחות.

3. הצגת יתרות

במסך זה רשימת כל הלקוחות ומצב החשבון שלהם בעסק. ניתן לסנן את הרשימה על-פי לקוחות חייבים, אשר יתרת התשלום שלהם אינה מאופסת. דו"ח זה מאפשר מעקב מהיר אחר יתרות לתשלום ומכיל את סכום כלל החשבוניות אשר הופקו לכל לקוח ומנגד את סך התשלומים שנגבו מהלקוח ואת התירה לתשלום להדפסת הדו"ח לחץ על הלחצן הדפס .

4. הצגת כרטיס לקוח

לאחר איתור הלקוח אשר את תנועותיו ברצונך להציג, לחץ לחיצה כפולה על שורת הלקוח, וכרטיס הלקוח יוצג ללא אפשרות עריכה. כרטיס הלקוח מציג באופן מפורט את יתרות הלקוח. להדפסת כרטיס הלקוח לחץ על לחצן הדפס.

כרטיס הלקוח מבצע הצלבה של חשבוניות כנגד הקבלות אשר הותאמו לחשבוניות. במידה וחשבונית נפרעה באמצעות תשלומים, והותאמה למספר קבלות, יופיע סכום החשבונית פעם אחת בעמודה סכום לתשלום וביתר השורות תופענה הקבלות אשר הותאמו לחשבונית.

במידה וקבלה שהופקה ללקוח הותאמה למספר חשבוניות, יופיעו סכומי ההתאמה בעמודה סכום ששולם בשורות נפרדות. אם נותרה יתרה אשר שולמה ולא הותאמה לחשבונית, תופיע יתרת סכום הקבלה בשורה נפרדת.

מידע אודות התאמת חשבוניות לצורך הצלבתם בכרטיס הלקוח בפרק התאמת חשבוניות.